Zatrudnienie cudzoziemców w Polsce – jakie dokumenty są wymagane?

Nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi może skutkować grzywną od 3000 do 50 000 zł. Jeżeli naruszenie dotyczy wielu osób, kara jest wymierzana w kwocie nie niższej niż 3000 zł za każdego cudzoziemca. Ryzyko wzrosło, odkąd ustawodawca gruntownie zmienił przepisy. Od 1 czerwca 2025 roku obowiązuje ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, a kolejne zmiany weszły w życie na przełomie 2025 i 2026 roku. Zanim podpiszesz umowę, sprawdź, czego dopilnować i jakie dokumenty przygotować.

Powierz formalności specjalistom

Wyobraź sobie kontrolę, podczas której okazuje się, że pracownik przebywa w Polsce na wizie turystycznej. Nawet ważne zezwolenie na pracę nie uchroni wtedy firmy, ponieważ ten rodzaj wizy wyklucza legalne zatrudnienie. Zanim cudzoziemiec rozpocznie pracę, zweryfikuj jego tytuł pobytowy: wizę krajową, zezwolenie na pobyt czasowy potwierdzone kartą pobytu lub pobyt w ruchu bezwizowym. Kopię dokumentu pobytowego przechowuj przez cały okres zatrudnienia.

Dokument uprawniający do pracy

Kolejnym ważnym elementem w trakcie zatrudnienia osób z zagranicy jest prawo do wykonywania pracy. W zależności od sytuacji będzie to:

• zezwolenie na pracę, o które pracodawca wnioskuje elektronicznie przez portal praca.gov.pl, a które wydaje wojewoda;
• oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy, czyli uproszczona ścieżka dla obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy, pozwalająca na pracę do 24 miesięcy (od 1 grudnia 2025 roku procedura nie obejmuje już Gruzji);
• zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, o które cudzoziemiec przebywający w Polsce wnioskuje samodzielnie do wojewody.

Obywatele Ukrainy objęci ochroną czasową pracują na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy, składanego na stronie Gov.pl w ciągu 7 dni od jej podjęcia. Część cudzoziemców, m.in. studenci studiów stacjonarnych, absolwenci polskich uczelni czy posiadacze Karty Polaka, nie potrzebuje zezwolenia.

Umowa i obowiązki po zatrudnieniu

Przepisy wymagają zawarcia umowy w formie pisemnej oraz wcześniejszego przekazania cudzoziemcowi jej tłumaczenia na zrozumiały dla niego język. Skan podpisanej umowy pracodawca przesyła do właściwego urzędu jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Do tego dochodzą zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni oraz pilnowanie terminów ważności dokumentów, ponieważ ich wygaśnięcie oznacza utratę podstawy legalnego zatrudnienia.

Co jeszcze się zmieniło i dlaczego to ważne właśnie teraz?

Ustawodawca zniósł ogólnopolski test rynku pracy, a procedury uległy już pełnej digitalizacji; wnioski papierowe nie są już przyjmowane. Jednocześnie wzrosły kary: za nielegalne powierzenie pracy grozi grzywna od 3000 do 50 000 zł za każdego cudzoziemca, a przestrzeganie przepisów kontrolują Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna. Staranne kompletowanie dokumentów przestało być wyłącznie formalnością, a stało się warunkiem bezpieczeństwa firmy.

Obsługę formalności związanych z uzyskaniem zezwoleń na pracę i pobyt można powierzyć wyspecjalizowanej firmie. Taki partner przygotowuje i składa dokumentację zgodnie z aktualnymi przepisami oraz monitoruje terminy ważności dokumentów. Wsparcie specjalisty na każdym etapie procesu legalizacyjnego pozwala zatrudniać pracowników z zagranicy bezpiecznie i bez zbędnych opóźnień. Potrzebujesz pomocy w legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców? Skontaktuj się z Main Partners!